Politique de signalement

Lancement d’alerte au LIH

Au Luxembourg Institute of Health (LIH), nous nous engageons à respecter les normes les plus élevées d’intégrité, de transparence et de responsabilité dans l’ensemble de nos activités.

Conformément à la loi du 16 mai 2023 transposant la directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, le LIH met à disposition un cadre sécurisé permettant de signaler des faits répréhensibles, des activités illégales ou des comportements contraires à l’éthique.

Toute personne signalant de bonne foi des faits préoccupants peut le faire en toute sécurité et confidentialité, sans crainte de représailles.

Qui peut effectuer un signalement ?

La loi du 16 mai 2023 protège les personnes qui obtiennent des informations sur des violations dans un contexte professionnel, notamment :

• Les membres du personnel du LIH ;
• Les travailleurs indépendants collaborant avec le LIH ;
• Les actionnaires et les membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance, y compris les membres non exécutifs ;
• Les bénévoles ;
• Les stagiaires rémunérés ou non rémunérés ;
• Les personnes travaillant sous la supervision ou la direction de contractants, de sous-traitants ou de fournisseurs du LIH.

Une protection avant, pendant et après la relation de travail

La protection s’applique non seulement aux membres actuels du personnel, mais également aux personnes qui :

• Ont obtenu des informations dans le cadre d’une précédente relation de travail avec le LIH ;
• Ont pris connaissance de violations potentielles au cours du processus de recrutement ou de négociations précontractuelles, même si la relation de travail n’a finalement jamais commencé.

Autres personnes protégées

La loi protège également :

• Les facilitateurs : les personnes qui aident, de manière confidentielle, l’auteur d’un signalement ;
• Les tiers en lien avec l’auteur du signalement qui pourraient faire l’objet de représailles dans un contexte professionnel, tels que des collègues ou des proches ;
• Les entités juridiques appartenant à l’auteur du signalement, qui l’emploient ou avec lesquelles il entretient tout autre lien professionnel ;
• Les personnes qui signalent directement des violations aux institutions, organes ou organismes compétents de l’Union européenne.

Qu’est-ce qui n’est pas couvert ?

La protection légale ne s’applique pas aux signalements concernant :

• Des questions relevant de la sécurité nationale ;
• Des informations protégées par :
  • Le secret médical ;
  • Le secret professionnel applicable aux relations entre un avocat et son client ;
  • Le secret professionnel applicable aux notaires et aux huissiers de justice ;
  • Le secret des délibérations judiciaires ;
  • Les règles régissant la procédure pénale.

Que peut-on signaler ?

Nous vous encourageons à signaler tout soupçon de fait répréhensible, de comportement contraire à l’éthique ou d’activité illégale.

Cela peut notamment inclure, sans que cette liste soit exhaustive :

• Les violations des règles relatives aux marchés publics ou aux aides d’État ;
• Les faits de corruption, de fraude, de trafic d’influence ou toute autre irrégularité financière ;
• Les incidents de cybersécurité et les violations de données à caractère personnel ;
• Les préoccupations relatives à l’environnement, à la santé ou à la sécurité ;
• Les conflits d’intérêts ;
• Toute violation du droit de l’Union européenne ou du droit luxembourgeois applicable aux activités du LIH.

Comment effectuer un signalement ?

Une plateforme confidentielle accessible 24 h/24 et 7 j/7

Afin de garantir la confidentialité et la sécurité des signalements, le LIH a choisi de collaborer avec Whistlelink, un prestataire tiers indépendant spécialisé dans les services de lancement d’alerte.

Accédez ici à la plateforme de signalement Whistlelink

La plateforme est accessible 24 h/24 et 7 j/7 en anglais, en français et en allemand.

La plateforme vous permet de :

• Soumettre un signalement écrit de manière sécurisée ;
• Joindre des documents justificatifs, des images ou tout autre élément de preuve ;
• Transmettre des enregistrements vocaux, qui sont anonymisés lors de leur soumission et traités conformément aux exigences légales applicables.

Que se passe-t-il après l’envoi d’un signalement ?

1. Accusé de réception

Vous recevrez une confirmation de la réception de votre signalement dans un délai de sept (7) jours.

2. Évaluation et enquête

Le signalement sera examiné par le Compliance Committee du LIH, qui pourra, si nécessaire, solliciter l’assistance d’experts externes.

3. Retour d’information

Vous recevrez des informations concernant l’issue du signalement ou les mesures de suivi prises dans un délai raisonnable, et au plus tard trois (3) mois après l’accusé de réception.

4. Protection contre les représailles

Le LIH interdit strictement toute forme de représailles à l’encontre des personnes qui effectuent un signalement de bonne foi. Les actes de représailles peuvent entraîner des mesures disciplinaires et, le cas échéant, des conséquences juridiques.

Vos droits en tant qu’auteur d’un signalement

Lorsque vous effectuez un signalement, vous avez le droit :

• De recevoir, en temps utile, des informations concernant l’avancement et l’issue de votre signalement ;
• À ce que votre identité demeure confidentielle et ne soit divulguée que lorsque la loi l’exige, sous réserve de garanties appropriées ;
• D’être protégé contre toute forme de représailles, y compris lorsque le signalement a été effectué anonymement et de bonne foi.

Exprimez-vous

Le signalement de faits préoccupants aide le LIH à préserver une culture d’intégrité, à respecter ses obligations légales et à protéger les intérêts de ses collaborateurs, partenaires, patients, participants à la recherche et de la société dans son ensemble.

Si vous prenez connaissance d’une violation potentielle, nous vous encourageons à la signaler.

Accédez à la plateforme de signalement Whistlelink

La plateforme est accessible 24 h/24 et 7 j/7 en anglais, en français et en allemand.